Huhtikuun lopulla vapun kolkutellessa jo kulman takana vuonna 2017. Hallitus kokoontui tavalliseen tapaansa iltakouluun suunnittelemaan ja pohtimaan tulevaa kesää ja ennen kaikkea seuraavaa syksyä. Monenlaisia ideoita pulppusi niin Fokuksen jäsenille, kuin uusille fukseille. Minua ei iltakoulussa nähty, sillä olin jo aloittanut kesätyöt kotikonnuillani. Olin kuitenkin hengessä mukana ja mielenkiinnolla odotin, millaisia ideoita kettukansan pään menoksi oli kehittymässä.
Iltakoulussa ideat siis virtasivat. Esille nousi myös vuosijuhlien järjestäminen. Vujuja ei oltu aiempana vuonna pidetty, ja edelliset samankaltaiset juhlat olivat enemmän sitsit. Mutta kuka järjestäisi juhlat? Tapahtumavastaavilla olivat kädet täynnä töitä jo valmiiksi, ja monen muun sektorin vastaavilla oli myös omat tonttinsa hoidettavana. Lopulta päädyttiin ehdotukseen, että vuosijuhlia yhdessä vuosijuhlatiimin kanssa lähtisi järjestämään varapuheenjohtaja. Sain itse tiedon tästä päätöksestä illalla hallituksen Whatsapp-ryhmässä.
”Voi pe*@ele”, ajattelin töistä tullessani. Eihän minulla ole kokemusta pippaloiden järjestämisestä, saati sadalle ihmiselle hienojen iltajuhlien suunnittelusta. Sain hallitukselta suhteellisen vapaat kädet järjestämiseen, ja keväällä ilmoitimme jäsenistölle mahdollisuudesta osallistua vuosijuhlien järkkäilyyn vujutiimissä. Projekti tuntui ensi tuntumalta varsin hankalalta rastilta ja uumoilin, että hommaa tulisi olemaan paljon. Samaan hengen vetoon kuitenkin mietin, että kyllähän aiemmatkin ovat selvinneet. Vieläpä lyödessä useamman ihmisen kanssa viisaat päät yhteen vuosijuhlien järjestämisestä tulisi päinvastoin vain hauskaa.
Aloitin oman aivotyöskentelyni uuden lukuvuoden alkaessa ja tiimimme kokoontui syyskuun alkupuolella ensimmäistä kertaa. Aloimme hyvissä ajoin suunnittelemaan, milloin vujut pidetään, missä vujut pidetään ja millaiset vujut pidetään. Kartoitimme eri vaihtoehtoja niin juhlatilojen, ohjelman kuin silliaamiaisen osalta. Mitä enemmän suunnittelimme juhlia, sitä enemmän tehtävää huomasimme kertyvän. Sovimme työnjaosta ja jaoimme hommia tasaisesti jokaiselle: kuka etsii juhlapaikan, kuka jatkopaikan, kuka sillispaikan, kuka sillistarjoilut, kuka kyselee livemusiikkia, kuka valokuvaajaa, kuka kuljetusta, kuka hoitaa tiedotuksen ja niin edelleen. Meillä oli erittäin hyvä ja aktiivinen ryhmä kasassa ja saimme nopeasti järjestelyt oikeille urilleen. ”Eihän tässä tosiaan mitään vaikeaa ole, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Aiemmat pienet huoleni olivat aivan turhia!”, ajattelin.
Noh… tavalliseen tapaani nuolaisin ennen kuin tipahti. Pieniä mutkia kuuluu jokaiseen matkaan, eikä tämä vuosijuhlaprojektimme tehnyt siinä poikkeusta. Juhlapaikan tuli olla tarpeeksi suuri, jotta mahdollisimman monta kettua saataisiin juhlimaan. Tämä karsi pois osan juhlatiloista. Päädyimme lopulta tilausravintola Priimukseen. Sen suuret ja kompaktit tilat sekä aiempi kokemus vuosijuhlista vakuuttivat meidät. Jatkopaikkavaihtoehtoja ei niitäkään liikaa ollut. Tarkoitus oli löytää paikka, joka olisi sopiva myös hiukan paremmat puvut ja mekot päällä. Paikka piti myös sovittaa budjettiin niin, ettei juhlijoiden tarvitsisi pulittaa itseään kipeäksi osallistuakseen. Lopulta saimme neuvoteltua Bran kanssa oman tilan baarista. Hommat rullasivat mukavasti raiteillaan.
Tekemistä kuitenkin vielä riitti ja syksyn kuluessa huomasimme, kuinka monet pienet juoksevat asiat, joita emme olleet ajatelleetkaan, alkoivat vilistää silmiemme alla, ja toivat lisää tehtävää. Haasteista huolimatta kaikki juoksevat asiat saatiin hoidettua. Suunnittelimme yhdessä Priimuksen kanssa Fokukselle Fokuksen näköiset vuosijuhlat. Olimme saaneet kaikki valmistelut haluamallamme tavalla valmiiksi ja olimme tyytyväisiä suoritukseemme. Lopulta vuju-ilta saapui. Olimme saaneet järjestettyä niin jousikvartetin kuin valokuvaajat. Saimme myös mahtavasti puhujia ja tervehdyksiä iltaan ja ohjelmamme viihdytti kettukansaa. Itse isännöin iltaa ja pidin siitä suuresti. Oli hauskaa edestä huomata, että pöydissä juttua riitti ja koreasti pukeutuneet ketut selvästi viihtyivät. Hiukan erilainen ilta opiskeluarjen keskellä oli varmasti monelle tervetullutta. Vastoinkäymisiäkin toki sattui, ja jouduin illan aikana itse hiukan juoksentelemaan ympäriinsä selvittelemässä niitä. Kommellukset tarjoilussa, bussien viivästyminen sekä epäselvyydet jatkopaikassa olivat valitettavia, mutta meistä riippumattomia eikä niihin olisi voinut vaikuttaa.
Vuosijuhlien jälkeinen sillis oli sekin hauskaa. Ideana oli viettää rento päivä Ruthin vintillä hengaillen ja seurustellen. Olimme panostaneet tarjoiluun, eikä sen kaltaista ruokatarjontaa oltu nähty sitten viime vapun! Sillikselle saapuneita odottivat pitsat, sipsit, karkit, pikkusuolaiset sekä berliininmunkit. Juomatarjoilustakaan ei ollut puutetta. Vieraat viihtyivät ja ilmapiiri vintillä huokui rentona muutoin kovin harmaana sunnuntaipäivänä.
Kaiken kaikkiaan vuosijuhlien järjestäminen oli erittäin hauska ja haastava projekti. Meillä ei ollut kenelläkään aiempaa kokemusta iltajuhlien järjestämisestä ja matkan aikana opittiin monta juttua. Jotkin tehtävät olisi varmasti voinut tehdä toisinkin, mutta niistä oppiminen jääköön seuraavan järjestäjän vastuulle. Vuosijuhlat erosivat sitseistä tai tavallisista illanistujaisista ja oli mukavaa olla järjestämässä juhlia, jotka eroavat muista niinkin paljon. Järjestelyissä monen eri palan saattaminen paikoilleen palkitsi lopulta niin minua, kuin vuosijuhlien järjestämiseen osallistunutta tiimiä. Haluankin kiittää tiimiin osallistuneita ja suosittelen erittäin lämmöllä lähtemään mukaan järkkäilyyn, mikäli se on suinkin mahdollista. Aion itse olla avustamassa seuraavilla vujuilla ja antaa vinkkejä tästä vuodesta oppineena.
Antti Ollikainen
Vuosijuhlatiimin vetäjä
